复印机租赁
公司设备展

企业办公费用支出分析及如何管控

在现代企业中,打印和复印文件已经是在普通不过的商务行为了, 我们每天都会接触到复印机,打印机,每天都会消耗掉大量的纸张和墨盒。因为每次购买耗材或维修和零件的金额都不大,起初并没有太多的老板注意这方面的支出。但随着时间的逐步推移,特别是金融危机对企业利润的冲击,导致老板们在想尽办法节约开支,这时候,打印机,复印机的后期使用费用才进入我们的视野,哦, 原来购买费用只是冰山的一角,使用和维护费用才是消耗我们财富的大头,它几乎消耗掉了我们营业额的3%啊。
机器使用
成本1个月
打印2000张
硒鼓450元/个 使
1年使用成本
(2000*12)
/2500*450
=4320元




80%
机器购买成本 HP1020,1200元 购


20%
通过以上的分析我们可以发现,机器的购买成本只占我们总体使用成本的20%,大的支出是在后期的使用中。
发现了问题,如何控制?
两方面入手:1,控制使用量;2,控制使用单张成本;
控制使用量
那种靠复印登记制度,专人看护制度来节约费用的方法,不仅不经济,而且还浪费人力。此方面,台企的经验值得学习。我们所有的数码复印机,目前都配备了部门管理功能,对于中小型企业,此功能就足以满足我们的文件管理需求。(大型企业另介绍)具体流程图如下
操作流程图

采用以上方法有两点好处:
1,每个使用者使用的量我们都可以精确考量;
2,每个使用者使用的纸张我们可以精确控制,有利于节约纸张;
3,打印,复印的内容,如有必要,可以记录;

控制单张使用成本
机器的成本,包含连个方面,一是购置的成本,这个是固定的, 二是使用成本,这个是变动的,会随我们使用的量,以及监控的松紧密切相关。

复印机租赁和购买的费用对比图

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